讓高效成為習慣,你也能輕鬆過好每一天

2019-09-05 07:32:08

點選筆記俠關注 回覆“1”領取今日日籤福利大禮包


內容來源:本文為江西人民出版社後浪出版公司出版書籍《高效忍者》讀書筆記,筆記俠作為合作方,經授權釋出。


本書作者[英]格雷厄姆·阿爾科特 | 高效培訓師和社會企業家。


本文作者 | 櫻桃莊園

封面設計 | 子墨   責編 | 嘉琪

第  4047  篇深度好文:4938 字 | 8 分鐘閱讀

精彩筆記•讀書筆記·思維方式


本文優質度:★★★+    口感:檸檬草


筆記君說:


還在兢兢業業地學習管理時間嗎?管理時間,不如深刻了解、合理分配、充分利用你一天的注意力,排除外界干擾,分出輕重緩急,做出最明智的工作決策吧。


以下,盡情享用~


每一天,很多人上班的時候,也許都只有一個想法:熬到下班,然後回家。

每一天他們都渾渾沌沌度日,要麼磨洋工,要麼混水摸魚捱時間,直到下班這一神奇時刻到來。他們其實過得並不快樂,但又很難改變。

這是為什麼?深究其中原因,除了極少數人是因為對本職工作不喜歡,或薪酬等問題造成的怠工,恐怕大部分人都是由於效率低下,無法掌控工作而焦頭爛額、壓力重重,苦不堪言。
 
那麼,有沒有一種真正能夠減輕壓力、提高工作效率的方法,讓職場人輕鬆掌控,從容應對?
 
還真有。它就是CORD高效模型。

CORD是高效模型四個階段的的首寫字母,也是英文繩索的意思,表示這個模型猶如繩索一般結實耐用,堅韌不易折,經得起摔打。

 
英國高效培訓導師和社會企業家格雷厄姆·阿爾科特,就是用這套模型,培訓了英國、美國、加拿大、澳大利亞和荷蘭等國的無數職場人,徹底改變了他們的職場生涯。
 
阿爾科特創辦了一家個人效率培訓組織,並與英國政府內閣、英國電信等大機構大企業進行過合作,在職場效率培訓方面獨樹一幟,影響很大。
 
阿爾科特將他的培訓課程優化成一本著作:《高效忍者》。忍者,即“忍術修煉者”,最早源自中國的“隱術”,是古代日本一種受過特殊“忍術訓練”而產生出來的特戰殺手、間諜,忍者遵循一套自己引以為榮的專門規範。
 
作者認為他的高效工作模型,正是融入了忍者般冷靜果斷、善用工具、身心禪定、機敏靈活、有備無患等特質。書中,他著重闡述他的鮮明觀點,並詳細解說他的繩索般結實的高效模型。
 
他認為當今職場普遍存在如下問題:

在聯絡頻繁、資訊超載的當代,時間管理已經是個過時的概念;


現在的工作比以往任何時候都要複雜,內容更隨意,注意力隨時被打擾;


團隊內外溝通頻率極速增加,人們需要隨時接收、回覆資訊;


事情總是做不完,總有些業務要再推進一下,總有些資料沒完成;


現代工作方式已經很少能讓人們感受到工作完結的喜悅和滿足,工作是連綿不絕的,閒暇時光變得分外稀少。

所以,他致力於打造一套提高效率、緩解壓力的工作模式。如同忍者有“四項基本戒律”,繩索模型也有四個階段。它們是四個有機組合,從頭到尾一氣呵成。掌握了每一步,你的工作就像是一條折不斷的結實繩索。
 
每一個階段作者都通過原理引出方法,並提供了恰當的工具和技巧,你很容易就理解並運用到自己的工作中。

一、構成繩索模型的四個階段:

 
1.收集Collect

不管資訊何時出現,先把它們收集起來。如果突然有好的想法,也記下來。
 
2.整理(Organize)

把全部資訊看一遍,理解資訊內容。弄清楚什麼可以做、什麼重要、什麼時候做,並把資訊整理成“待辦事項清單”,最終形成更為高階、靈活的“資訊處理系統”。
 
3.回顧(Review)

瀏覽一遍待辦事項清單或整個資訊處理系統,包括所有任務和承諾,選出需要著手處理的事情,確定開始處理的時間。
 
4.執行(Do)

完成任務,相當於在糕點上擺櫻桃(最後一道工序)。
 
很明顯,四個階段的工作流程,就是從資訊輸入到任務完成的整個過程。四個階段的整體作用大於單個作用之和。

如果你收集得好,整理起來就更容易;而整理得好,回顧起來就更容易;這三個步驟做好了,執行起來就毫不費力。而且,執行容易反過來也會讓收集、整理和回顧更簡單更得心應手。
 
每一個階段,都貫穿著從陌生到熟悉,從慢到快的習慣形成過程,所以在每一個階段,都要致力於培養自己的高效習慣。


實際上,就是在逐步推進的工作中,明白自己存在哪些高效行為,然後進一步加強這些行為習慣,直到你很少再去考慮效率問題。因為一旦你養成了強大的高效習慣,奇蹟就會發生,輕輕鬆鬆就能達到高效

二、收集階段——收集的藝術

 
1.悉數收攏
 
為什麼第一步是收集資訊?

首先,善於把模糊的想法變成具體的思考是非常寶貴的能力。其次,只有把散亂的想法收集起來,才能保證思維的敏銳和專注。
 
所以,要把所有資訊收入嚢中,為己所用。捕捉頭腦中冒出的想法、與同事確定的行動、會議記錄、郵件等各種電子資訊,還有丟在辦公桌上、放在包裡面的每一張紙條、便籤都集中到一起。每個角落都可能藏有資訊和承諾。
 
2.管理嘮叨
 
有一種讓人壓抑、恐慌和焦慮的小想法,作者稱之為“嘮叨”,它是潛意識的產物,總是在冷不防就冒出來。
 
比如,你正在逛超市,忽然就想到:“預算還沒做完,我心神不寧。” 


如果你急需緩解嘮叨帶來的痛苦,可以立刻用手機記下,或寫到紙上,不管喜不喜歡,寫下來,保留或幾分鐘後撕掉,就等於將嘮叨外化,從大腦中拿出來。

這個簡單的方法能幫助你瞭解自己的所思所想、擔憂和直覺,也是做出改變的第一步。

 
3.工具和收集點、收集規則
 
能夠做收集的工具很多,傳統的有紙和筆,電子的當然首選手機及同步軟體,像印象筆記、石墨文件等。
 
收集點則有桌面收件籃、A4塑料檔案袋、手袋、手機和電腦,最終的收集點一般不要超過10個。
 
收集資訊時,謹記三條規則:

規則一,每張紙只寫一個想法。


規則二,寫完後放入收件籃,不要再回去看那些紙,甚至不要去碰。


規則三,不要給捕捉到的內容排列優先順序,不要整理或進行任何形式的“管理”,這一階段,只做捕捉和收集

 


“收集的藝術”,實際上就是清空大腦。不要試圖過濾自己的想法,就連最瘋狂、最離譜的創意都要捕捉出來,只要有想法,就要抓住它,讓收集這個階段在沒有任何干擾的情況下進行。

三、整理階段——使資訊條理化

 
1.三個層次的清單和一個創意園
 
資訊收集後,就開始整理,目標是確保自己有所準備,明確自己的承諾並有信心去完成。按照任務的不同水平設定三個層次的整理清單:
 
① 專案清單——可以追蹤所有進行中的專案

首先,這個清單是行動的來源,提出目前需要你著手的一個或多個行動。
 
其次,給專案下定義或命名有助於預想最終要實現的結果,即用名稱體現成功的標準,比如“會議”可以命名為“有100名代表參加的會議”。
 
再次,專案可以按首字母排序,並加上數字,比如阿爾科特在寫《高效忍者》這本書時,他的出書流程清單為:
 

B1——寫作;B2——編輯;B3——校對;B4——平面設計;B5——網路直播;B6——營銷和公關;B7——釋出。


② 主要行動清單——內容最多、最重要、變動最大、最常用


首先,要以行動為導向,清單上的語言都應該是鼓勵你完成某一行動,而不是敦促你思考。 


,行動要“具體化”,比如,要把“關於這個專案,得追一追托馬斯”,變為“給托馬斯打電話”。 


再次,這個清單是動態的,不斷增加和減少,讓你反思不斷變化的優先事項和責任。

 
③ 日常待辦清單——每天需要關注的內容

如果說主要行動清單是一個裝滿衣服的衣櫥,日常待辦清單就是你今天要穿的衣服。
 
通常將它記在一張便利貼上,標註“優先”或“今日待辦”,以此開啟新的一天,不僅能提高專注力,還能幫助你拒絕各種各樣、隨時出現的分心事。

比如創意園,這是作者獨創的想法收集庫,不想放過偶爾冒出的想法和建議,內容五花八門,比如想嘗試的軟體、關於業務拓展和營銷的想法、部落格和文章的寫作思路等,為此,他還命名了一個清單:看/讀/聽。

 
2.向自己提問題,果斷回答
 
整理的時候,要隨時向自己提問,並毫不含糊地回答,以保證注意力高度集中。還要不斷思考,養成直接做決策的習慣,儘可能快速和省力。
 
“我想要實現什麼樣的結果?”
“怎麼衡量成功與否?”
 
3.工具和規則

工具一般用辦公軟體,如Word,Excel,也可以用紙或索引卡等。

 
規則一,不要在艱難的決定面前退縮,必須果斷決策。如果在這裡拖延,就會出現更多後續的嘮叨和壓力。


規則二,不要挑肥揀瘦,一個接一個地處理。


規則三,“兩分鐘原則”,任何能在兩分鐘之內完成任務或推進的事情,都應該立即處理,不必新增到清單裡

 
在這階段,你會獲得一種完成感、條理感和控制感。知道自己具體有哪些事情需要處理,你就能感覺到一股強大的能量在支撐著自己,為你帶來一段又一段高產時期,更為你帶來掌控一切的動力。

四、回顧階段

用日常檢查和每週檢查做自我審視

 
1.日檢查表
 
每天至少用5分鐘,進行專注的思考,看一遍主要行動清單,選出當天能做的事情。目的是為了控制注意力,專注地投入於效率最大化、自我審視和機敏靈活的行動中去,跳出混亂,才能豁然開朗。
 
日檢查有點像測試水溫,重點關注以下5個方面:時間注意力優先事項策略注意事項,只思考短短5分鐘,你就能確定一切。
 
2.周檢查表
 
每週留出一兩個小時,用於反思、決策、重新排列優先順序、預想、更新專案和行動、為下一階段的戰鬥做好準備。

 
周檢查相當於思想上的深海潛水,是提高效率的一個重要因素。它能給予你一種平衡、淡定的狀態,不管周圍世界變得多混亂、多喧囂,你都清楚自己還有單獨跟進和恢復控制的時間。
 
所以要定期去做,讓自己每週都有固定的“檢查時間”。時間一長,它就會從一件需要你考慮的事變成一項慣例,一個傳統。
 
3.工具與規則

工具:電子化或筆記本、卡片等。
 
規則一,最好利用早晨無人干擾時間做檢查、反思。


規則二,每週列印一次周檢查表,便於翻閱。依次瀏覽一遍全部專案,明確行動內容。


規則三,把每日每週檢查變成一種習慣,定期去做。


五、執行階段——選擇任務,完成任務

 
1.得心應手
 
這個階段無疑是最重要的。如果沒有做事情的階段,其他階段都是沒有用也沒有價值的。

要注意策略與工作動辦相結合,從而做到不拖延、保持事項進展,保持樂觀,最終實現效率最大化。
 
前面三個階段做好了,到此就像把櫻桃擺到糕點上一樣,水到渠成。
 
2.具體執行技巧

① 單線工作

“一次處理一項任務”,做一件事就做到自然結束,中間沒有任何中斷,然後才開始做另一件。它讓你感覺到自己在工作中更專注、更投入、更淡定。
 
② 能量小時

拿出注意力最旺盛的一小時處理最重要的工作。也可以設定一個一年內每天堅持做一小時的目標,比如每天睡前看一小時書,每天打一小時銷售電話等,它讓你找到要堅持的東西,不斷壯大自己。
 
③ 批量處理


把相似的任務集中起來一次性處理,可以減少準備時間耗費的精力。進入工作狀態需要一定的時間,如果你已經進入了狀態,最好是繼續做下去。它讓你有一種順流而下的感覺,工作動力會越來越強。
 
④ 黑客技巧

就是顛覆傳統、走捷徑的做事方法。它們是一些樂於助人的技術控傳上網路的指導視訊,可以幫助你不按系統套路出牌,做起事來不拘一格,輕鬆高效。
 
這些具體的技巧讓你行動起來更高效,更出色。當然,你還需要定期審視自己哪些方面做得好,哪些方面進展得不夠好,找出需要提高的地方。這是CORD高效模型發揮作用的關鍵,它能幫助我們審視自己的工作流程:
 

每件事情的收集都非常有效率嗎?

你在整理資料和行動提醒嗎?

你對清單上的事項有很好的整體把握嗎?

該做事的時候立即進入狀態了嗎?

 


由此可見,工作不只是需要做,還需要思考。每一天你的工作都像在旋轉四個不同的盒子,假如四個組成部分中有任何一個沒有得到足夠的關注,就會馬上感覺到壓力。

六、你的繩索有多結實?

 
把CORD高效模型想象成一條繩索,你能拉到多長?會在哪兒斷開?你還可以用四個階段中相對薄弱的環節,來衡量自己整條高效繩索的結實程度。
 
總之,《高效忍者》告訴我們,高效並不只是做事快速這麼簡單。

高效是講究工作思路和技巧的,高效是身心淡定、有條不紊,讓事情盡在你的掌控中,帶給你專注和效率,也帶給你放鬆和信心,使你覺得,正在做的事情就是此時此刻最應該做的事情。
 
忍者都能夠集中精力、處變不驚,因為他們經過了長時間嚴酷的訓練。高效率的職場人,也是要從長期磨練中成長起來。

 
任何富有技術含量的東西,都可以通過不斷練習來獲得提升,要想把工作做得更漂亮、更高效,你需要勤奮練習,重複練習,不斷精進,使高效模型這條繩索越來越結實。

提高效率,減輕壓力,就點它


*文章為作者獨立觀點,不代表筆記俠立場。

筆記俠好文推薦:


關於5G,我們只需要瞭解這3點

小程式的增速,遠超我們的想象

這輪增長週期留下了幾個教訓



嘿,你在看嗎?

文章已於修改
已同步到看一看
在看



熱點新聞