Excel表格美化很麻煩?其實一鍵就能搞定!

2017-07-14 17:34:44

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為了使 Excel 表格中內容更醒目,重點更突出,大家通常的做法是不是,一步一步手動更改邊框粗細、填充單元格顏色?



自從 2007 版被微軟注入新的能量後,擁有了超乎常表的能力,不僅一鍵美化表格,還能結構化引用和高階篩選,極大地提升資料分析的效率,因此我們稱之為智慧表格


今天就一起來學習智慧表格的 8 大神奇之處。




 一鍵美化表格


智慧表格最為大家所熟知的就是變身能力。而讓普通表格變成漂亮表格的方法就是套用表格格式。




❶ 開始選項卡下,選擇套用表格樣式,立馬變美;

❷ 滑鼠懸停在不同的樣式上實時預覽美化效果。





快速選擇資料


大表格里最煩的就是選擇資料。在智慧表格中,選中整行整列的資料就在彈指一揮間。




❶ 普通資料區域要選擇整行資料,得選擇第一格再按【Ctrl+Shift+→】,而智慧表格只需要一次點選;

❷ 不過,滑鼠懸停的位置需要特別留意,如果懸停在行號或列標上,選中的則是整張工作表的行或列。





自動生成資料


套用表格格式變成智慧表格以後,資料就變成了智慧表格身體裡的一部分,並且具有生命力。智慧表格會隨著資料的增加,而自動生長、不斷延伸,連格式刷都省了。錄入資料時用一個【Tab鍵】就能自動換行。




❶ 在智慧表格邊緣繼續輸入資料,智慧表格會自動擴充套件幷包含新輸入的資料,單元格格式也會自動變化;

❷ 普通資料區域錄入資料時,向右移動按Tab鍵、換行按【Enter】,但智慧表格只需要一直按【Tab鍵】就能自動換行,表格區域也會自動擴充套件;

❸ 雙擊填充柄,無論旁邊列是否有空單元格,都能一直填充到最底行;

❹ 拖拽表格右下角的黑色小三角也能擴大和縮小表格區域。




高效資料計算


變身智慧表格,可不是像話梅超人那樣既不中看又不中用。它能顯著提升資料計算和統計分析的效率。常規的彙總統計,連一個函式公式都不用。這招還特別適合結合篩選器檢視各種條件下的統計結果。



❶ 直接勾選彙總選項,自動,連一個函式公式都不用;

❷ 點選選擇就可以切換匯總方式為:計數、平均值、最大值……

❸ 篩選資料時會自動減去隱藏的資料。




篩選分類資料


剛才的篩選彙總還不夠帶感?智慧表格的篩選動作還可以更性感。




❶ 插入切片器秒變互動報表,想看哪裡點哪裡;

❷ 拖選切片器中的分類項,動態篩選多個分類的資料。




自動填充公式


變身智慧表格後,資料就像有了模仿能力,不僅自動沿用外觀、格式,甚至連公式都會自動填充,省去一步操作。




❶ 公式只要輸入一個;

❷ 按【Enter鍵】自動將公式填充到最底行。





整合表格資料


每一個智慧表格自誕生之時起,就自帶專屬名稱,以表之名,召喚表格選中或引用。




❶ 表格工具欄可以修改表格名稱;

❷ 在名稱框輸入表名按【Enter】可以直接選中整個表格區域;

❸ 函式公式中凡是引用整個表格區域的引數,可直接用表名代替。





資料自動擴充套件


她最最厲害的能力,是建立在自動生長上的心靈感應能力。作為引數引用時,會跟隨表格資料更新自動擴充套件,就比如下拉列表中的選項:



❶ 給引數表套用表格樣式轉換成智慧表格;

❷ 資料驗證的序列條件選用智慧表格中的資料區域;

❸ 在智慧表格下方繼續新增序列引數時,下拉列表的選項會自動增加,不用重新設定。


以資料區域為基礎,生成資料透視表、圖表之後,如果資料有增加,一般要手動調整資料範圍。為了製作動態更新資料來源的透視表和圖表,以往都是利用offset、counta、row、collumn等函式解決,複雜得很。


但是,如果資料來源本身就是智慧表格,那就不一樣了。源資料一旦更新,他們都感應得到。於是,製作動態圖表變得異常簡單,資料透視表也不用擔心動態更新資料記錄的問題了。



圖為模擬動態效果


所以,製作動態圖表最簡單的方法是什麼?


套表格樣式 ~ 變身!插入切片器!這就是智慧表格的 8 項超能力,是不是十分驚豔?


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